melakukan entry data dengan keyboard

KETERAMPILAN KOMPUTER DAN PENGELOLAAN INFORMASI

Melakukan entry data dengan image scanner

Scanner merupakan  mesin yang dapat  menyalin suatu  image dan text kedalam bentuk file  image (bmp, jpg  dan lain-lain) dan file  doc. File  image dan doc tersebut  dapat  diolah lebih lanjut baik untuk keperluan pelaporan maupun disain suatu  halaman gambar. Image dapat berupa foto, gambar dan grafis lainnya.

A.  Mengenal bagian-bagian mesin scanner

Bila    Anda  baru   mengenal   mesin  scanner,  maka   berikut  ini sebaiknya disimak dengan seksama, karena pada bagian ini anda akan dikenalkan dengan hal-hal mendasar  mengenai bagaimana bekerja dengan mesin scanner, seperti misalnya bagaimana menggunakan   mesin  scanner  yang merupakan  kelengkapan komputer yang mungkin belum biasa anda gunakan, dan bahkan baru sama sekali anda kenali. Dibawah ini adalah salah satu jenis scanner.

Jenis – jenis Scanner

o. Berdasarkan penempatannya

1. FLATBED SCANNER

Yaitu , scanner yang cara pengoprasiannya diletakkan secara mendatar.

2. HANDHELD SCANNER

Yaitu , scanner yang cara pengoprasiannya dengan cara dipegang.

o. Berdasarkan objek yang dipindahi

1. IMAGE SCANNER

Yaitu , scanner yang digunakan untuk memindahkan gambar atau image.

2. OPTICAL CHARACTER READER (OCR)

Yaitu , scanner yang digunakan untuk mengambil teks dari kertas yang dipindahi.

3. BARCODE SCANNER

Yaitu , scanner yang mampu membaca balok – balok barcode dalam bentuk alfabet.

4. HEURISTIK SCANNER

Yaitu , scanner yang dapat membaca kode – kode berdasarkan aturan tertentu

Printer Scanner

Dengan perkembangan teknologi, sekarang terdapat penggabungan antara printer dan scanner. Perangkat keras ini berfungsi ganda sehingga dapat mencetak dan memindai sekaligus.

B. Pengoperasian mesin scanner

Pada  prakteknya,  mengenali dan  menjalankan mesin  scanner tidaklah sulit seperti apa yang dibayangkan seperti  pada contoh mesin scanner yang tampak di atas  akan mudah dapat diketahui bagian-bagian dari sebuah mesin scanner.

Sebelum  menjalankan  mesin  scanner,  pastikan  dahulu  kabel scanner yang sudah disediakan, terhubung antara mesin scanner dengan  komputer, pada  komputer melalui port USB.  Selain itu pastikan software driver untuk scanner sudah terinstall. Apabila setelah software  driver      diinstall,     selanjutnya     mengaktifkan software driver   ke device  manager   dengan  langkah-langkah sebagai berikut:

a.   Klik  start >  control panel akan muncul halaman tampil sebagai berikut.

b.   klik   icon  “Scanners and Cameras”  

 

c.   Pada halaman “Scanners and Cameras”, ada  icon “Add an imaging device”. Icon tersebut di-klik.

d.    Akan muncul halaman pilihan jenis-jenis pabrik dan type scanner.

e.   Arahkan pointer ke jenis scanner yang sesuai, kemudian klik next untuk melanjutkan operasi.

f.    Lakukan kembali  klik   next  berikut  ini,   kemudian  klik   finish  untuk mengakhiri proses

g.  Hasil akhir  terlihat  pada   control  panel   icon  halaman  “Scanners and Cameras” muncul Jenis  Scanner sesuai dengan spesifikasi scanner yang Anda miliki.

Setelah  melakukan device  terhadap  driver scanner  yang  kita miliki, kemudian  melakukan scanning  terhadap  suatu  image (gambar,  foto dan  lain-lain). Lakukan langkah-langkah  sebagai berikut;

• Letakkan image (gambar, foto dan lain-lain) diatas lensa optic lalu  tutup.

• Kemudian  lakukan klik  start –> All program –> Arcsoft Photo Studio 5,5 –> photo studio 5,5.

• Program photo studio akan tampil sebagai berikut:

• Klik icon scanner atau klik File –> Acquire, maka akan muncul halaman scanning seperti berikut ini:

• Klik  tombol Preview / Pratinjau untuk melihat obyek yang ada di mesin scanner.

• Tentukan selection (garis putus-putus yang bergerak seperti semut berjalan)

• Klik  tombol scan / Pindai  seperti  diatas  dan  biarkan jangan  diganggu atau dihentikan selama proses scanning

• Setelah  proses  scanning  selesai  muncullah foto pada tampilan  di sebelah kiri.

• Untuk dapat disimpan dalam bentuk file tertentu maka harus menutup scan gear dulu dengan meng-klik Close

• Kemudian klik menu file  –> save as

• Berilah nama file  pada kotak dialog dengan extention jpg, kemudian klik save

C.     Entry, edit dan menyimpan data

Untuk membuat file  image sudah dijelaskan di atas, dari hasil scanning bisa langsung di-entry/dimasukkan kedalam hard disk atau disket dalam bentuk file  (bmp, jpg dan lain-lain). Untuk mengolah image atau pengeditan image yang berbentuk gambar dapat menggunakan software Adobe Photoshop atau program lainnya. Sebagai  contoh dengan  menggunakan  program “photostudio 5,5”.

Cara membuka image yang tersimpan pada harddisk atau disket adalah dengan  langkah- langkah sebagai berikut:

a. Buka program photostudio 5,5  kemudian klik menu file  > open.

b. Carilah letak file pada folder dan meng-kliknya untuk membuka file tersebut kemudian meng-klik tombol open.

c. File  image akan menampilkan image yang telah tersimpan tersebut.

d. Untuk memperluas image klik icon maximize

e. Fungsi yang ada pada menu bar memutar gambar 15 derajat, klik menu edit >  Rotate

Rotate : isikan 15 kemudian OK

f. Fungsi untuk menggandakan gambar klik stich

klik ok

g. Menambahkan teks

h. Mengedit warna, cahaya contras dan lain-lain,
klik effect

=================================

Sebagai contoh adalah seperti berikut ini :

-          Klik effects  >  Framing  >  Solid frame

-          Enhance  >  Brighness and Contrast

-          Klik Stamp

Melakukan entry data dengan OCR (Optical Character Recognition)

Optical Character Recognition (OCR) adalah sarana yang digunakan untuk mengenali karakter optis untuk membaca informasi ke dalam sistem komputer. Indentifikasi karakter yang tercetak ini dilakukan dengan menggunakan pengindera cahaya seperti yang terdapat pada scanner.
Sistem pemrosesan data yang ideal merupakan sistem di mana data diterima dari sumber dan diolah secepat mungkin. Dalam hal ini, mesin mengenali simbol dan angka, langsung dalam format yang lama, seperti yang digunakan manusia dalam aktivitas bisnis dan sosial sehari-hari.
Saat ini pola yang dapat dikenali komputer tidak cocok dibaca manusia. Demikian juga, data yang berasal dari manusia biasanya tidak diimpor langsung ke komputer. Meski demikian, penanganan data dilambangkan dengan proses konversi dari format manusia ke format komputer.
Tujuan utamanya adalah memungkinkan komputer langsung membaca dokumen sumber. Masalah konversi pola di dokumen input ke signal elektronik, yang cocok untuk diolah komputer merupakan salah satu pengenalan pola.
Pada saat ini terdapat dua sistem otomatis yang dirancang untuk dapat mengenali karakter cetakan, yakni: OCR (Optlcal Character Recognition) dan MICR (Magnetic Ink Character Recognition).
Pada awalnya, karakter dicetak dalam format typeface konvensional, atau bar code. Biasanya bertinta hitam dengan latar belakang putih. Kemudian karakter di-scan dengan mengukur pantulan optis. Dalam sistem MICR, karakter dicetak dalam format yang mempunyai stylesheet sempurna, dengan tinta yang difragmentasi dengan partikel bermagnet. Saat dokumen MICR dibaca, tinta ditarik sebelum karakter berada pada head baca. Signal output yang dihasilkan, diatur oleh partikel bermagnet yang melewati head untuk memindai segala karakter proporsional terhadap proyeksi vertikal suatu karakter.
Kemampuan mesin mengenali karakter yang dicetak dalam format yang mudah dikenali manusia, mempunyai keuntungan besar dalam mengurangi tugas pengumpulan data. Jadi, dapat mempercepat aliran data di sistem. Biaya persiapan data dapat ditekan dan lebih akurat dibanding metode yang lebih konvensional.
Sistem pengenalan karakter dikembangkan di berbagai organisasi dan menghasilkan berbagai macam sumber typeface. Dengan adanya penyempurnaan teknik pengenalan karakter, standarisasi telah ditetapkan, namun masih terlihat perbedaan sumber yang digunakan.
Di bidang MICR, cenderung sedikit bervariasi, dan hanya ada dua sumber, yakni E13B dan CMC7. Keduanya diterima sebagai standar intemasional.
Di bidang sistem OCR, banyak terdapat variasi, meski organisasi standar internasional telah mengajukan dua standar sumber yang bernama OCR’A’ dan OCR’B’.
Dalam beberapa hal, MICR kurang fleksibel dibanding OCR. Sistem MICR menghendaki bahwa karakter harus dicetak dalam format yang mempunyai stylesheet sempurna, dan sangat akurat. Akan tetapi, sistem pengenalan ini terletak pada partikel bermagnet yang membentuk setiap karakter. Meskipun demikian, sulit dikritik, sistem OCR memiliki sejumlah kelebihan ketika menangani dokumen yang rusak dan terlipat atau dokumen yang telah kotor atau ditindih karakter.
Sistem OCR tidak terpengaruh oleh format dengan stylesheet tertentu. Bahkan stylesheet yang kurang sempurna dapat dikenali. OCR juga dapat mengenali karakter yang dibuat oleh mesin tik manual dan dapat dikonversi ke dalam karakter yang terdapat dalam komputer. Aspek ini memungkinkan kemudahan dan fleksibilitas dalam menentukan proses pengumpulan data. Di kedua sistem, karakter yang dibaca, harus dicetak di area dokumen yang ditentukan dengan standar registrasi pencetakan yang cukup tinggi.
MICR telah digunakan dalam cek perbankan di seluruh dunia. MICR sorter/reader digunakan untuk menyortir cek secara otomatis, untuk membagi cek ke nasabah di berbagai cabang, dan cek sebelumnya dicetak dengan kode cabang. Nomor cek dan nomor rekening nasabah juga dicetak sebelumnya. Nantinya jumlah transaksi dapat ditambahkan dengan MICR encoder. Perincian cek otomatis dapat dibaca pada memori komputer untuk meng-update rekening pelanggan.
OCR telah digunakan sebagai turn around document dalam akuntansi sewa-beli dan aplikasi serupa. Setiap pelanggan diberi buku voucher yang dicetak beserta jumlah pembayaran dalam kontrak sewa.
Sebagai langkah pengenalan terhadap sistem OCR, marilah kita lakukan langkah-langkah pemindaian (scanning) berikut ini.
1.  Aktifkan aplikasi FreeOCR.net melalui menu Start dan All Program sehingga muncul tampilan awal seperti ini.

2. Terdapat beberapa menu dan toolbar yang digunakan, yaitu :

File, digunakan jika kita akan melakukan :
.
.

Open ( membuka) file yang pernah di-scan atau gambar berupa teks.
Scan atau memindai suatu gambar teks.
Select Scanner, bila ada beberapa mesin secanner yang terhubung dengan komputer kita.
Save teks digunakan apabila kita akan menyimpan teks dalam file berektensi txt.
Exit untuk keluar dari software.
Start OCR Process, digunakan ketika kita telah mendapatkan gambar (image) berupa teks untuk merubahnya menjadi teks yang dapat disunting (editing).
.

Pilihlah menu Settings, untuk melakukan setting bahasa.
3.   Setelah diset, kini kita siap melakukan pemindaian (scanning) dengan menggunakan OCR.
4.   Simpanlah atau letakkanlah teks yang akan kita scan dalam lensa Scanner. .

5.   Pilihlah menu File lalu klik perintah Scan atau klik langsung toolbar Scan
dan tunggulah bebarapa saat ketika aplikasi melakukan Scanning Page kemudian klik toolbar OCR maka aplikasi melakukan Recognition Page, sehingga akhirnya muncul tampilan Text Editor.
6.    Pada Text Editor inilah kita dapat mengolah, menyunting, dan memperbaiki teks sesuai dengan aslinya sebelum kita menyalin dan memindahkannya ke dalam aplikasi Iain (misalnya ke dalam Microsoft Word).
7.    Untuk memindahkan hasil scan pada kolom Text Editor ke Microsoft Word, kita dapat menyorot teks atau paragraf yang kita perlukan dan mengkopinya (CtrI+C) dan membuka halaman dokumen Word lalu mem-pastenya (CtrI+V).
UJI KOMPETENSI
I.    Uraian
1.    Apa yang dimaksud dengan OCR?Apa fungsi utama OCR?
2.    Aplikasi apa yang dibutuhkan untuk dapat mengentry data dengan OCR?
3.    Apa perbedaan utama antara proses mengentry data image dengan data teks’?
4.    Dapatkah aplikasi FreeOCR.net digunakan untuk mengedit (menyunting) teks yang kita scan?
5.    Dapatkah kita mengentry data teks dengan OCR Iangsung menggunakan aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word atau Adobe PageMaker? Jelaskanlah pendapatmu berdasarkan pengalaman yang kamu Iakukan!
II.    Pengembangan Diri
1.      Carilah sebuah majalah atau teks Iiteratur Iain sebagai bahan. Pilih dan persiapkanlah salah satu teks yang dianggap menarik olehmu.
2.      Lakukan scanning atas teks yang telah kamu pilih dengan menggunakan OCR sesuai dengan prosedur yang telah kamu pelajari. Lakukan editing atau penyuntingan atas teks yang kurang jelas atau salah menafsirkan karakter.
3.      Pindahkan teks hasil scanning ke aplikasi pengolah kata (Microsoft Word). Simpanlah (Save) dokumen hasil scanning tersebut dalam format .doc. Namailah file tersebut dengan menggunakan judul teks yang discan.
4.      Lakukan pula penyimpanan dokumen hasil dengan format lain. Misalnya menyimpan dengan format .rtf, .temp, atau yang lainnya sesuai dengan software aplikasi yang terinstal dalam komputermu!
5.      Cetaklah data hasil scan tersebut!

lulu'ul musayadahblogspot